Op een makkelijke manier je administratie bijhouden

De meeste mensen vinden administratie bijhouden niet bepaald een leuke klus. Echter vergt het minder tijd dan je denkt en levert het zeker wat op! In dit artikel tips om het je zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Waarom je administratie bijhouden?

De belangrijkste reden om je administratie bij te houden is om goed overzicht te houden in je financiën en eventuele geldproblemen of betalingsachterstanden vroegtijdig te traceren en uw geldzaken in de hand te houden. Dit zorgt voor rust. Administratie bijhouden staat bekend als een klus die veel tijd en precisie vergt, maar met onderstaande tips wordt het bijhouden van je administratie een fluitje van een cent!

Online of op papier administratie bijhouden?

Een belangrijke eerste keuze die gemaakt moet worden is of je liever je administratie op papier bijhoudt of digitaal. De keuze daarvoor kun je zelf maken, op basis van je voorkeuren. Ben je een ongeordend persoon? Het is dan vaak makkelijker om op de computer een bestand aan te maken waarin je alle berichten plaatst. Tip: maak hier ook een back-up van op een externe harde schijf, usb-stick of SD-kaart. Voor ouderen of mensen die hun administratie liever tastbaar hebben, is het aan te raden om een ordner aan te schaffen met tabbladen om hierin alle belangrijke papieren en rekeningen te bewaren.

Makkelijke tips voor administratie bijhouden

Het belangrijkste voor het verwerken van de berichten die je krijgt, is het creëren van overzicht. Het ordenen van de berichten is daarom essentieel. We hebben het daarbij zowel over brieven als over e-mails. Een eerste tip is om van te voren te bepalen hoe vaak je je administratie wilt bijhouden. 59% van de huishoudens in Nederland kiest ervoor om dit één keer per week te doen. Twee keer per week of één keer per twee weken komen ook vaak voor. Op die manier mis je niet onnodig rekeningen en voorkom je dat het heel erg veel werk is in één keer. Een andere tip is om onbelangrijke berichten via e-mail te verwijderen (net als spam en reclame) en de belangrijke bestanden in een aparte map te zetten waar je later naar kijkt. Zo voorkom je dat je iedere dag bezig bent met de administratie.

Administratie bijhouden en verwerken

Naast het bijhouden van de administratie, is het natuurlijk ook belangrijk om de ontvangen berichten te verwerken. Moet u actie ondernemen of een rekening betalen? Dan is het natuurlijk van belang dat dit op tijd geregeld is, om onnodige kosten of aanmaningen te voorkomen. Doorloop daarom de volgende stappen:
– Verzamel allereerst alle nieuwe informatie en berichten. Check uw mailbox, maar ook post of digitale omgevingen (zoals de Belastingdienst, Duo of Mijn Overheid) voor berichten.
– Controleer of betalingen die (automatisch) worden gedaan zijn gelukt, staat er voldoende saldo op de rekening en kloppen de bedragen? Het is mogelijk om maandelijks een gratis bij en afschrijvingenoverzicht te downloaden. Indien gewenst kun je deze opslaan op je computer. Ga ook na wat je eigen risico is bij je zorgverzekeraar, of alles gedeclareerd is, of er genoeg saldo staat op je OV-chipkaart bijvoorbeeld.
– Soms moet je direct reageren op een bericht. Denk aan het maken van een bezwaar op een bericht of het doen van belastingaangifte. Zorg dat je dit direct regelt wanneer je het bericht ontvangt of in je agenda noteert. Het kan ook handig te zijn om een herinnering aan te maken in je telefoon bijvoorbeeld, zodat je dit niet vergeeft.
– Betaal altijd op tijd. Voor veel rekeningen geld een termijn van twee weken, is je betaling dan niet gedaan, ontvang je een aanmaning en vaak extra kosten. Door op tijd te betalen kun je deze kosten voorkomen. Schrijf op welke rekeningen nog niet betaald zijn en kijk of je terugkerende betalingen automatisch kunt inplannen.
– Bewaar belangrijke papieren of berichten in een map (op je computer of in een ordner) zodat je deze altijd kunt terugvinden wanneer dit nodig is
– Verwijder wat je niet nodig hebt, om je administratie overzichtelijk te houden

Wat is jouw belangrijkste tip voor een overzichtelijke administratie?